CAPÍTULO I.- DISPOSICIONES GENERALES 

ARTÍCULO 1.-Archivo: Definición 

ARTÍCULO 2. El concepto de Documento. 

ARTÍCULO 3. Funciones del Archivo Municipal 

ARTÍCULO 4. Patrimonio Documental Municipal 

ARTÍCULO 5. El Sistema de Archivos

ARTÍCULO 6. Adscripción del archivo

ARTÍCULO 7. Personal de Archivo 

CAPÍTULO II.- DEL INGRESO DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO 

ARTÍCULO 8.- Transferencias: Recepción de Documentos

CAPÍTULO III.- DE LA GESTIÓN Y DEL TRATAMENTO DE LOS DOCUMENTOS

ARTÍCULO 9-  Definición

ARTÍCULO 10. El Sistema de Gestión Documental 

ARTÍCULO 11- Ámbito de aplicación

ARTÍCULO 12- Tratamiento de los documentos.

ARTÍCULO 13.  Expurgo: Valoración y  Selección  de los documentos.

CAPÍTULO IV.- DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 

ARTÍCULO 14.- Edificio e instalaciones del Archivo 

ARTÍCULO 15.-  Normas de Reproducción Documental 

ARTÍCULO 16.- Conservación y Restauración 

CAPÍTULO V.- ACCESO Y SERVICIO DE LOS DOCUMENTOS 

ARTÍCULO 17.- La consulta 

ARTÍCULO 18.- Préstamo de documentos 

ARTÍCULO 19.- Forma y procedimiento

ARTÍCULO 20.- De la devolución de los documentos 

ARTÍCULO 21. -Clasificación de los documentos  

ARTÍCULO.22.Procedimiento de acceso a los documentos.

CAPÍTULO VI.- DEL RÉGIMEN INTERNO DEL ARCHIVO 

ARTÍCULO 23.- Las normativas de los Instrumentos de Organización y de normas descripción 

CAPÍTULO VII.- DIFUSIÓN CULTURAL Y ACTIVIDADES DEL ARCHIVO MUNICIPAL 

ARTÍCULO 24.- El Archivo y la Cultura   

El Sistema Municipal de Archivos del Ayuntamiento de la Histórica Villa de Adeje está compuesto por el Archivo de Gestión o de Oficina, el archivo Central o Administrativo y el Archivo Histórico.

 En la Ley de Patrimonio Histórico Español de 22 de junio de 1985  se establece que “los archivos son conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo se entiende también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”.

  Desde 1823 existen disposiciones ordenado por la ley de diputaciones y ayuntamientos que en cada municipio hubiese un archivo, y que fuesen los secretarios municipales quienes se encargasen de su gestión y custodia. A partir de 1868  se deben encargar de los archivos los archiveros. 

  Los Fondos de un archivo municipal se clasifican según el origen y la naturaleza de los documentos, podemos encontrar los fondos procedentes de la administración municipal estructurados en secciones: Órganos de Gobierno, Secretaría y Hacienda. También se pueden encontrar documentación de los juzgados, relativas al registro civil y del juzgado municipal ordinario, y archivos particulares donados por individuos, familias o empresas y fundaciones privadas.

El objetivo de todo archivo es recoger, conservar y servir los documentos que lo forman, para lo que es de obligado cumplimiento la realización ciertas funciones, que se deben efectuar por personal especializado en el  tratamiento archivístico de la documentación como:

1. Organizar y poner en servicio la documentación administrativa durante el periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.
2. Asegurar la transferencia periódica al archivo  de los documentos que ya no son de uso corriente en las oficinas.
3. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
4. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción, usando las nuevas tecnologías.
5. Instalar adecuadamente los documentos en locales y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

  Todos estos objetivos están orientados a lograr la utilización efectiva y exhaustiva del archivo como recurso básico de información, al servicio de la administración, entidad o persona que lo ha generado, para proporcionarle cuantos documentos, datos y referencias san necesarios para que su gestión sea eficaz.

  El archivo, es en primer lugar un servicio municipal básico de apoyo a la gestión administrativa  municipal y está al servicio de los ciudadanos,  que tienen derecho al acceso a los archivos y registros públicos, para solicitar información a través de los documentos de cuantos asuntos  sean de su interés, derecho que queda regulado en la Constitución de 1978, en el artículo 105 b. 

 Es en segundo lugar  un servicio cultural, en cuanto conserva y organiza el Patrimonio Documental del municipio, poniéndolo  al servicio de la investigación y la difusión cultural, permitiendo el acceso de los ciudadanos a los testimonios del pasado. 

 Este reglamento es un instrumento normativo, que surge ante la necesidad de la Administración municipal de mejorar la calidad  de la gestión administrativa y de los servicios que presta a los ciudadanos, basado en los principios de transparencia y eficacia, y tiene como objetivos fundamentales regular y normalizar el funcionamiento del Archivo Municipal de la Histórica Villa de Adeje.

Este reglamento esta estructurado en capítulos compuestos por  artículos, que establecen una serie de derechos y deberes que regulan el Sistema Municipal de Archivos, es en definitiva una normativa  que obliga a al personal de las oficinas que generan los documentos, al archivo donde se conserva y organiza la documentación, y a los usuarios, regularizando, y permitiendo el acceso a los documentos a la propia administración o los ciudadanos en general.

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Archivo: Definición.

1.1 El Archivo Municipal está constituido por el conjunto orgánico de documentos de cualquier época y soporte materia, producidos y recibidos por el Ayuntamiento en ejercicio de sus funciones, y que se conservan debidamente organizados para su utilización en la Gestión Administrativa, la información a los ciudadanos, la cultura y la investigación.

1.2. El Archivo Municipal es también un bien de dominio público, en función de lo establecido en la normativa vigente sobre bienes de las corporaciones locales, pues conserva y custodia el patrimonio documental municipal, y como tal, es inalienable, inembargable e imprescriptible.

1.3 También se entiende por Archivo Municipal las distintas instalaciones donde se reúne, conserva, organiza y difunde dicho patrimonio documental.

Artículo 2. Concepto de Documento

2.1. Según la Ley 3/1990 de 22 de febrero  de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias “ Se entiende por documento, en los términos de la presente Ley, toda expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado recogida en cualquier tipo de soporte material incluido los mecánicos o magnéticos”.

El documento de archivo se define como: Toda expresión, independientemente de su fecha, forma y soporte material, producido, recibido o acumulado naturalmente por cualquier persona, física o jurídica, pública o privada, en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, de carácter obligatoriamente íntegro, auténtico y seriado, perteneciente a un conjunto orgánico, y reunido, organizado  y conservado como garantía de derecho y fuente de información.

Artículo 3 Funciones del Archivo Municipal.

3.1. El Archivo Municipal es un servicio público, ya que ha de hacer accesibles los documentos a los ciudadanos  y, al mismo tiempo, como servicio general de la Administración Municipal, es el encargado de la gestión, tratamiento, conservación, acceso, información y difusión del Patrimonio Documental Municipal, desde la creación del documento hasta su conservación histórica,  competencias todas ellas que encomienda y atribuye al Ayuntamiento la legislación vigente.

3.2. Las funciones de este servicio se desarrollarán conforme a lo regulado en el presente reglamento, y en su defecto, a lo establecido en la Ley 7/1985, de 2 de abril, de Bases de Régimen Local; Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo común; y demás normativa vigente sobre la materia.

Artículo 4. Patrimonio Documental Municipal

4.1. Se considera Patrimonio Documental Municipal, el conjunto de documentos, generados, recibidos o reunidos por:

a) Los órganos de gobierno y administración del Ayuntamiento en cualquiera de sus servicios y dependencias.

b) Personas físicas al servicio del Ayuntamiento en ejercicio de sus funciones.

c) Las personas jurídicas en cuyo capital social participe mayoritariamente el Ayuntamiento, así como las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en el municipio, en cuanto a documentos que genere la gestión de dichos servicios.

d) Las personas físicas que desempeñan cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores, así como las personas físicas al servicio del Ayuntamiento.

e) Todos los fondos documentales que aun no siendo estrictamente municipales por su origen, ingresen en el Archivo Municipal, por donaciones, legados, adquisiciones, depósitos, expropiaciones o cualquier otra causa u origen.

4.2. Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en la Administración Municipal, estará obligada a entregar los documentos que haya generado en razón de su cargo, al cesar en sus funciones, conforme al artículo 54.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español.

4.3. El Archivo Municipal de la Histórica Villa de Adeje forma parte del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma de Canarias, según la Ley 3/1990 de 22 de febrero de Patrimonio Documental y Archivo de Canarias, recogido en el artículo 2.

4.4. La protección y difusión del Patrimonio documental implica:

a) Promover la difusión del patrimonio documental municipal, mediante exposiciones, publicaciones, servicios pedagógicos u otras actividades, encaminadas a mostrar y divulgar el legado documental que forma parte del patrimonio de la Histórica Villa de Adeje.

         b) Fomentar la protección del patrimonio documental del municipio, realizando propuestas de adquisición, donación, depósito, así como la restauración de los documentos que sean necesarios.

         c) Velar contra el expolio documental, sea cual sea la acción u omisión que ponga en peligro de pérdida o destrucción de los bienes que lo integran.

Artículo 5 El sistema de archivos

El Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Adeje está compuesto por:

5.1 Los archivos de oficina, que están formados por los documentos que están en trámite o son de uso frecuente por parte de los gestores. Tienen plena vigencia jurídica y administrativa. La permanencia en las oficinas administrativas no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación. Los documentos de esta fase dan testimonio, ofrecen información y tienen potencialmente valor histórico.

            5.2. El Archivo Administrativo está constituido por aquellos documentos que no hayan alcanzado la edad de treinta años de antigüedad.

La gestión archivística de los documentos administrativos comprende:

a) Analizar e identificar la documentación administrativa.

b) Establecer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación, durante su gestión administrativa en los diferentes órganos auxiliares y departamentos de la Administración Municipal, controlando su aplicación.

c) Establecer criterios y normativas para la transferencia e ingreso de la documentación en el archivo municipal.

d) Realizar las propuestas de conservación y de eliminación de documentación. Para ello se constituirá una Junta de Expurgo documental

               e) Marcar directrices para la correcta ubicación física de los documentos y establecer las condiciones idóneas que han de reunir los locales de depósito y las instalaciones necesarias para su utilización y seguridad.

       f) Contribuir a una mejor eficacia y funcionamiento de la Administración Municipal, elaborando inventarios, catálogos, índices, y cuantos  instrumentos de descripción documental  sean necesarios para facilitar la consulta y la resolución de los trámites administrativos.

5.3. El Archivo Histórico

a) Se considera y forma parte del Archivo Histórico, toda documentación existente en las dependencias municipales y en el Archivo Municipal con una antigüedad superior a treinta años.

b) Todos los documentos del Archivo Histórico están excluidos del servicio de préstamo. De ninguna manera podrá salir del archivo, documentación histórica sin la aprobación del órgano municipal competente, precediendo obligatoriamente informe del archivero municipal.

Artículo 6. Adscripción

El Servicio de Archivo, dada la especialidad y el carácter transversal de sus funciones, dependerá del Alcalde o Concejal en quien delegue.

Artículo 7. Personal

7.1. La dirección administrativa, científica y técnica del Servicio corresponde al Jefe del Archivo Municipal. El personal técnico deberá tener condición de funcionario, dentro de la escala de Administración Especial, con categoría de titulado universitario y acreditados conocimientos en técnicas archivísticas.

7.2. El personal técnico y auxiliar adscrito al Archivo quedará regulado en la plantilla orgánica del Ayuntamiento, siguiendo los principios de idoneidad y eficacia.

7.3. El personal del Servicio de Archivo se somete a los dictados del Código Deontológico propio de la profesión y, por lo tanto, está obligado a guardar la debida discreción y confidencialidad de la información a la que por su trabajo tenga acceso.

DEL INGRESO DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO

Artículo 8. Transferencias y Recepción de documentos.

8.1. Cumplido el plazo de custodia de los documentos en los archivos de gestión de las distintas unidades municipales, plazo que la ley establece como máximo de 5 años después de la fecha de inicio de cualquier trámite, el Archivo Municipal recibirá todos los documentos tramitados que le remitan las distintas oficinas productoras de los mismos.

Irán acompañados de la correspondiente hoja de remisión de Fondos, debidamente cumplimentada en los términos que establece el artículo 179 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

8.2. Las Oficinas municipales deberán remitir los documentos al Archivo Municipal en perfecto estado: ordenados, paginados o foliados y eliminando previamente fotocopias, duplicados inútiles y naturalmente íntegros.

8.3. Cuando los documentos transferidos estén en soporte informático, deberán estar autenticados, con firma autorizada, en versión universal, de forma que se garantice a futuro su lectura, su reproducción, en orden a las normas de conservación y consulta.

8.4. Todos los ingresos quedarán registrados.

8.5. Los envíos se efectuarán con la periodicidad y en las condiciones que establezcan el Archivo Municipal y los distintos Jefes de Servicios.

8.6. El archivo municipal podrá rechazar todos aquellos envíos que no cumplan los requisitos señalados.

8.7. Los ingresos extraordinarios de documentos en el Archivo Municipal, bien sea por donación, legado, depósito, compra, expropiación o cualquier otra procedencia, requerirán un acuerdo formal del Órgano Municipal competente, aceptándolos previo informe del servicio de archivo. El Archivo Municipal organizará tales fondos respetando su procedencia, la estructura orgánica de los mismos y las condiciones de acceso público dispuestas en esta norma.

Artículo 9. Definición.

Se entiende por gestión y tratamiento de los documentos, al conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, desarrollo, aplicación y evaluación de los procesos necesarios para  identificación, clasificación, ordenación, valoración, selección, descripción y conservación de los documentos del Archivo.

Artículo 10. El Sistema de gestión.

10.1. El sistema de gestión de los documentos o de la Organización documental está vinculado al principio de respeto al origen de los fondos o Principio de procedencia, según el cual los fondos documentales de los archivos deben conservarse manteniendo su organización y estructuras originales, sin introducir modificaciones ajenas a los procedimientos y tramites utilizados.

  La organización de un fondo documental viene dada por la propia lógica interna de los documentos. Relacionado con este principio esta el de integridad de los fondos, según el cual los documentos de un archivo, para mantener su valor de prueba  e información, no deben sufrir fragmentaciones  ni eliminaciones no autorizadas, ni la adición de elementos extraños de cualquier otra procedencia, conlleva tres operaciones fundamentales que son la clasificación, la ordenación y el cuadro de clasificación:

1. 1. La clasificación: consiste en separar o dividir un conjunto de elementos (documentos), estableciendo clases o grupos (secciones, subsecciones, series), de tal manera que queden integrados dentro de un sistema orgánico y jerarquizado.
   2. La ordenación: consiste en unir los elementos (documentos) dentro de un grupo (serie) ya definido de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano.
   3. El cuadro de clasificación, es elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructura dada al Fondo Documental.

1. 1. Clasificación y Descripción.

Los documentos recibidos en el Archivo Municipal serán objeto de todas las operaciones técnicas precisas para su correcta descripción e instalación.

Para desarrollar un sistema de gestión administrativa integral que permita coordinar, regular y normalizar el tratamiento documental, desde su propio origen, el archivero debe participar en:

a) Los procesos de diseño y gestión de las bases de datos de carácter corporativo

b) La definición de las políticas de seguridad, para la adaptación de las organizaciones a la autenticación documental realizada con firma electrónica

c) Las comisiones sobre aplicaciones informáticas, en los distintos departamentos que afecten a la descripción, clasificación u ordenación documental, así como copias de seguridad de los documentos en soporte informático o en los instrumentos de recuperación documental

Artículo 11- Ámbito de aplicación

Estos procesos se realizarán sobre toda la documentación constitutiva del Patrimonio Documental Municipal.

Artículo 12- Tratamiento de los documentos

12.1. El Servicio de Archivo es el órgano especializado en la administración del sistema de gestión y tratamiento de los documentos, cuya finalidad es garantizar el seguimiento y localización de cualquier documento en cualquier momento, así como las condiciones de transferencia, conservación y accesibilidad,  en colaboración con los órganos pertinentes.

12.2. El Servicio de Archivo será el encargado de la elaboración y revisión del Cuadro de Clasificación de la documentación municipal. Cualquier modificación formal, de contenido o de tramitación que se produzca en las series documentales, habrá de comunicarse, por parte de las oficinas productoras, al Servicio de Archivo para que éste proceda a una nueva evaluación y actualización, si es necesario del cuadro de clasificación, de la valoración, de los plazos de transferencias, selección y acceso.

ARTÍCULO 13. El Expurgo

  El expurgo es el proceso que permite valorar, seleccionar y eliminar, previa autorización, aquellos documentos de archivo que habiendo perdido su valor administrativo, legal o fiscal, no tienen ni se prevé que tengan valor histórico.

  El proceso de expurgo conlleva una serie de operaciones, como son la valoración y la selección de las series documentales que se van a conservar o eliminar.

El proceso de seleccionar las series documentales que se van a conservar definitivamente en un archivo, es una de las tareas mas importante en la organización y tratamiento archivístico de un Fondo Documental, por lo que hay que fijar una serie de criterios para su ejecución.

13.1. La valoración

Se realizará  sobre  las series documentales que van a ser objeto de expurgo, nos proporcionará datos sobre su productor, contenido, vigencia administrativa e interés histórico. Se trata de descubrir los valores inherentes a los documentos, con el fin de establecer los criterios que deben regir su conservación o su destrucción.

Estos valores pueden ser de dos tipos primarios y secundarios.

Los valores  primarios son aquellos que están regulados por norma, como son el administrativo, legal y fiscal, cuyo valor va unido a la finalidad para la que se generó el documento.

Los valores secundarios son aquellos  que derivan  de un efecto indirecto a la finalidad para la que fueron generados, son el valor informativo y el histórico.

13.2. La Selección:

Una vez establecidos los valores de los documento, se realizara la selección, es la fase del tratamiento documental que determinará que documentos han de ser eliminados o conservados.

La selección se produce en dos etapas sucesivas, una de carácter conceptual y otra práctica. En la primera, partiendo de los valores identificados, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental, esta etapa depende de la valoración y participa de sus criterios y procedimientos. En la segunda, se actúa directamente sobre las series, aplicando el método de selección apropiado a cada caso.

La selección se establece partiendo de que existe documentación de valor imperecedero, que será conservada siempre, hay documentos cuyo valor es consistente, pero que caduca en diferentes plazos de tiempo, y existen series documentales que conviene conservar en su totalidad, pero  en algunos casos basta con guardar fragmentos a modo de testimonio.

Los métodos empleados para la retención de los documentos seleccionados varían en función de diversos factores, como la dimensión del fondo documental, la etapa de ciclo de vida en la que se realice, las características de cada serie documental, etc. de manera que siempre no se aplica el mismo, la selección puede ser pieza por pieza, cualitativa y por muestreo.

13.4. El cuadro de Expurgo:

Una vez realizados los trabajos de valoración y selección, se realizara el cuadro de expurgo, en el cual  se especificará el destino concedido a cada serie, cuales serán conservadas íntegramente, cuales seleccionadas, en que plazo de tiempo, cual ha de ser el tipo de selección aplicable y el porcentaje retenido.

Los cuadros de expurgo deben ser elaborados por  una comisión de expertos, siendo aprobados por la administración competente con categoría de reglamentos.

13.5. La eliminación.

Es el procedimiento por el cual los documentos valorados y seleccionados que hayan perdido se valor administrativo, probatorio o legal, y que hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos, son destruidos y eliminados físicamente

Su ejecución directa es responsabilidad del archivo central, que la realizará de acuerdo con el cuadro de expurgo. La destrucción  quedará debidamente atestiguada en el Acta de Eliminación

DE LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

ARTÍCULO 14. Edificio e instalaciones del Archivo

14.1. El lugar destinado para Archivo Municipal deberá estar situado preferentemente en edificios próximos al Ayuntamiento. Actualmente el archivo Administrativo se encuentra ubicado  en el Centro Cultural de la Villa de Adeje, c/ Príncipe Pelinor nº18 y en los locales 1 y 2 de la Calle Tágara y el Archivo Histórico en La Casa Sindical  c/ Grande nº 38.

14.2. El Archivo Municipal tendrá zonas perfectamente diferenciadas:

– Zona de trabajo, con oficinas y espacio para el personal del archivo.

–Zona de consulta para ciudadanos, investigadores y   administradores

–Zona de depósito o lugares destinados a la instalación y conservación física de los documentos.

14.3. Las instalaciones deberán reunir las condiciones idóneas ambientales y de espacio, medios e instrumentos necesarios para el cumplimiento de los fines de conservación, custodia, seguridad de los fondos documentales frente a factores degradantes naturales o accidentales. Además se adoptarán medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y de robos.

Artículo 15. Normas de Reproducción documental.

15.1. El Archivo Municipal dispondrá de un servicio de reproducción, en las formas y soportes que sea aconsejable en cada caso, con las limitaciones que determina la legislación y las previstas en este Reglamento, para aquellos documentos que la naturaleza o estado de conservación hagan recomendable el uso restringido de originales, así como aquellos que por su importancia así lo requiera.

15.2. Asimismo se procurará la reproducción de aquellos documentos relacionados con la Villa de Adeje y que estén custodiados y conservados en otros archivos históricos.

15.3. El personal del Archivo es el único autorizado para realizar reproducción de documentos. Solamente en casos excepcionales, el Archivero Municipal podrá autorizar por escrito la reproducción por personas ajenas al archivo. Caso de considerarse necesaria la salida de la documentación para su reproducción, deberá ser controlada por el Archivo, exigiendo el cumplimiento de las medidas de conservación y pólizas de seguro pertinentes en tales circunstancias.

15.4. En el caso de utilizar documentos del Archivo Municipal para publicación o exhibición pública, quien se responsabilice de su edición, deberá hacer constar obligatoriamente su procedencia.

15.5. Cuando se trate de documentación reproducida fotográficamente, el Archivo Municipal cederá la reproducción en concepto de alquiler de la imagen, para un solo caso o edición. Cualquier otra reedición deberá contar con un nuevo permiso de reproducción, quedando prohibido otro uso, no previsto en dicha autorización, así como la cesión a terceros.

15.6. Cuando la reproducción fotográfica se realice por cuenta del usuario, deberá solicitarlo por escrito, debiendo ser autorizado por el responsable político que corresponda. No obstante, para agilizar la resolución, la autorización de copias privadas lo podrá autorizar el responsable del archivo.

El usuario tendrá la obligación de entregar los negativos, diapositivas o imágenes digitalizadas que realice y abonará las tasas correspondientes.

15.7. Toda aquella edición en que se utilicen reproducciones de documentos del Archivo Municipal, habrán de entregar al archivo, dos ejemplares para que se incorporen al fondo bibliográfico. Esta condición será válida tanto para la edición de libros como para videos, CD., carteles u otros productos sobre materias aptas para la reproducción de imágenes. Según el tipo de edición, el Archivo Municipal podrá establecer otras condiciones.

15.8. Limitaciones del Servicio

Se establecerán de acuerdo con la legislación vigente, -Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (30/1992); la Ley de Patrimonio Histórico Español (16/1985); y  la Ley de Propiedad Intelectual R.D. 1/1996.

15.9. Se cobrarán las tasas de reproducción en cualquier soporte que estén estipuladas en la Ordenanza Municipal pertinente.

Artículo 16. Conservación y Restauración

16.1. El Archivero asesorará sobre las calidades de los soportes documentales en prevención de su mejor conservación.

Igualmente propondrá la adopción de medidas oportunas para la restauración de documentos deteriorados.

A estos efectos, previo a la adquisición de cualquier tipo de material técnico o especial será necesario informe técnico preceptivo del Archivero, siguiendo las directrices de la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura.

Igualmente, propondrá la adopción de las medidas oportunas para la restauración de documentos.

16.2. La conservación de la documentación electrónica existente en el Archivo Municipal se realizará con el asesoramiento del Servicio de Informática del Ayuntamiento.

El Servicio de Archivo, como complemento de los sistemas de seguridad utilizados por el Servicio de Informática municipal, velará por la realización de copias periódicas de las bases de datos que se consideren precisas para su conservación en las instalaciones del archivo. Estas copias se realizarán en formatos de fácil migración y en soportes de alta perdurabilidad.

Artículo 17. La consulta

17.1. Todos los usuarios tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los documentos conservados en el Archivo Municipal. Igualmente tienen derecho a la consulta de los instrumentos de información y descripción existentes en el Archivo.

17.2. Este derecho no tiene más limitación que las derivadas de su estado de conservación o de aquellas otras determinadas por la legislación vigente. En el caso de existir por parte del Jefe del Archivo dudas sobre el derecho de acceso, la solicitud deberá hacerse por escrito a través del Registro General, con petición razonada, y será contestada por parte del Jefe del Archivo autorizando o denegando la consulta.

17.3. El servicio de los documentos se realizará dentro del horario establecido por el Servicio de Archivo y en las dependencias específicas habilitadas para tal fin.

17.4. La consulta de los documentos de los que exista una copia, microfilm, imagen digital o reproducción por cualquier otro sistema, se realizará sobre la copia, con el fin de proteger los originales para preservarlos de los daños derivados de un uso frecuente y de una continua manipulación.

17.5. Toda persona que desee consultar documentos del Archivo Municipal deberá solicitarlo cumplimentando los impresos de Solicitudes de consulta establecidos al efecto. El Servicio de Archivo se reserva el derecho de solicitar la presentación del DNI o de cualquier otro documento que permita la identificación del peticionario.

Artículo 18. Del préstamo de documentos.

18.1. Los documentos del Archivo Municipal sólo podrán ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporación.

El préstamo de documentos a otras Administraciones Públicas se realizará mediante el envío de una copia del original, salvo en los casos previstos en legislación vigente.

18.2. El préstamo de documentos se limita a unidades documentales completas, tal y como se custodian en el Archivo, nunca a partes de expedientes o documentos separados del conjunto del que forman parte.

18.3. No podrán ser prestados aquellos documentos con más de 50 años de antigüedad. En caso de necesidad se realizará una copia autorizada del documento para ser remitida en vez del original.

18.4. La documentación prestada no podrá ser incorporada a otro expediente. Queda totalmente prohibido extraer o incluir documentos, variar el orden interno o, en general, cualquier otra circunstancia que atente contra la integridad y estado original del expediente. En el caso de necesitar incorporar nueva documentación, deberá notificarse al Jefe del Archivo y dejar constancia en el expediente del motivo, contenido y fecha de la incorporación, así como proceder a un nuevo foliado del expediente. El Servicio de Archivo no aceptará la devolución hasta que no se subsanen las deficiencias detectadas. El incumplimiento reiterado de estas normas se pondrá en conocimiento del Presidente de la Corporación para que adopte las medidas oportunas.

Artículo 19. Forma y procedimiento

19.1. El préstamo de documentos se realizará mediante la  Solicitud de préstamo, en la que queda  constancia del solicitante, el motivo del préstamo, la fecha de préstamo y la conformidad del solicitante de la documentación en el momento de la entrega. Ningún documento saldrá del Archivo sin pasar por este trámite.

19.2. Los préstamos deberán devolverse en un plazo máximo de tres meses. El plazo de devolución podrá ser ampliado, excepcionalmente, previa petición razonada. En ningún caso el préstamo podrá considerarse indefinido.

El Archivo reclamará por escrito los documentos no devueltos. El Servicio de Archivo podrá adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservación de la documentación prestada. Y si es el caso podrá denegar la salida temporal de documentación, con la autorización del Alcalde o Concejal en quien delegue.

La unidad administrativa solicitante podrá optar, entonces, por consultar la documentación directamente en las propias dependencias del Archivo.

19.3. Salida de documentos de los edificios municipales

a) El préstamo de documentos se circunscribe estrictamente al edificio o edificios que sirvan de sede al Ayuntamiento, quedando terminantemente prohibida su salida fuera de los mismos, salvo en los casos en que los documentos son requeridos por  los Tribunales de Justicia o por a otras administraciones públicas en cumplimiento de trámites reglamentarios. Siempre que sea posible se sustituirá el original por una copia autorizada.

b) Préstamo para exposiciones y actividades de difusión cultural.

c) Restauración, reproducción y encuadernación, cuando no sea posible efectuarlas en las dependencias del Ayuntamiento.

19.4. La salida de documentos, que será siempre temporal y por un plazo determinado previamente, requiere:

a) Informe del Servicio de Archivo, en el que se especificarán en cada caso las condiciones necesarias para garantizar la seguridad y devolución íntegras de la documentación.

b) Resolución del Alcalde o Concejal en quien delegue.

c) El préstamo de documentos se realizará mediante un impreso de Entrega de documentos, que necesariamente deberá ser firmado, en constancia de conformidad, por el solicitante de la documentación en el momento de la entrega y por el Jefe del Archivo en el de la devolución. Ambas partes conservarán, al menos, un ejemplar de dicho impreso.

19.3. En el caso de solicitud de salida de documentos del Archivo para su exhibición pública deberán cumplirse los siguientes requisitos:

a) El solicitante presentará la petición por escrito al menos dos meses antes de la fecha del inicio previsto de la exposición, detallando, como mínimo, la identificación del peticionario y de los documentos solicitados, el plazo del préstamo, las características del acto o exposición para el que se solicitan las piezas y las medidas de conservación y seguridad existentes en el local de la muestra y en el proceso de transporte, así como el tipo de seguro contratado.

b) El Servicio de Archivo elaborará un informe en el que consten las medidas de seguridad y conservación que deberán tener los documentos, la valoración para el seguro, la forma en que el Archivo Municipal deberá ser mencionado en la exposición y posibles catálogos, así como el resto de las condiciones específicas que sea necesario establecer. Este informe llevará el conforme del Alcalde o Concejal en quien delegue y deberá ser aceptado, en todos sus términos por escrito, por el solicitante de la documentación.

19.5. El Servicio de Archivo tiene la obligación de supervisar el cumplimiento de las condiciones en las que se encuentran todos los documentos fuera de sus instalaciones; para lo que podrá comprobar, en todo momento y sin previo aviso, las condiciones de los mismos.

Artículo 20. La devolución de los documentos

20.1. Al devolver al Archivo Municipal los expedientes o documentos que han estado prestados para su consulta en los diferentes Departamentos, Secciones o negociados deberán hacerlo manteniendo las mismas características, ordenación, constitución interna y externa, en que estaban cuando se realizó el préstamo para su consulta.

En caso contrario no se aceptará su devolución al Archivo en tanto no se cumplimenten las referidas condiciones, en opinión del jefe del servicio, debiendo éste dar cuenta por escrito al secretario y al Presidente de la Corporación, con la finalidad de que se adopten las medidas necesarias.

20.2. No se prestarán para su consulta, tanto en el servicio interno como al público en general, parte de los expedientes o documentos desgajados del conjunto orgánico del que formen parte. Únicamente se facilitarán expedientes completos o tal y como estén organizados en el Archivo.

20.3. El Servicio de archivo proporciona a los usuarios la documentación debidamente ordenada y clasificada que tenga dispuesta, pero no efectuará búsquedas de documentos de los que no se proporcionen datos exactos.

Artículo 21. Clasificación de los documentos

21.1.  Los documentos se clasificaran a los efectos del servicio de préstamo y consultas, en documentos de libre acceso y documentos de acceso restringido.

21.2. Son documentos de libre acceso:

a) Los documentos sujetos en su tramitación al Derecho Administrativo, siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado, averiguación de delitos o la intimidad de las personas.

b) Los documentos que aún conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas, tengan una antigüedad de cincuenta años sobre la fecha del documento, o de veinticinco, contados a partir de la muerte del titular si esta fecha es conocida.

21.3. Son documentos de acceso restringido:

a) Los documentos no sujetos en su tramitación al Derecho Administrativo.

b) Todos los documentos que contengan datos que puedan afectar a la intimidad de las personas, a la seguridad y defensa del Estado o a la averiguación de los delitos y a cualquier otra limitación establecida por la ley.

c) Documentos de carácter nominativo que no contengan datos relativos a la intimidad de las personas pero sí de sus intereses materiales.

Artículo 22. Procedimiento de acceso a los documentos

22.1. El acceso a los documentos, queda reservado a las oficinas municipales, a través de sus funcionarios o a miembros de la Corporación, para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el ámbito de sus competencias.

22.2.  Pueden acceder a los documentos,  los titulares de los mismos y  las oficinas municipales a través de sus funcionarios o a miembros de la Corporación, que  intervinieron en su tramitación, o que tengan competencia directa en la materia que traten los mismos. Si se trata de miembros de la Corporación, las únicas limitaciones de acceso serán las que establezca la legislación vigente.

22.3. El derecho de acceso a los documentos podrá ser ejercido, además del titular, por terceros que acrediten interés legítimo y directo.

22.4. El acceso a estos documentos será libre para las oficinas municipales a través de sus funcionarios y miembros de la Corporación, siempre y cuando lo hagan en el ejercicio de sus competencias.

Este acceso podrá ser denegado de acuerdo con el artículo 37.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

22.5. Si alguno de los expedientes contuviesen documentos como: expedientes sancionadores, expedientes de denuncia, recursos o cualquier otro con datos de carácter personal, deberán ser retirados del expediente solicitado como objeto de consulta, antes de ser mostrados al solicitante.

22.6. La denegación de consulta, acceso o reproducción documental que de forma expresa no queda restringida por este Reglamento o disposición legal, deberá ser aprobada por la Junta Local de Gobierno, previo informe preceptivo del Archivero Municipal.

22.7. Acceso a los documentos por parte de los investigadores.

a) De acuerdo con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, podrán realizar petición especifica sobre la materia objeto de investigación.

b) Los investigadores tendrán acceso a todos los documentos que se conserven en el Archivo Municipal, previo compromiso por escrito de que se garantizará la intimidad de las personas, cuando sus datos cualitativos aparezcan en los documentos objeto de la Investigación.

c) Para la obtención de copias se cumplimentará el recibo correspondiente y los investigadores abonarán las tasas estipuladas en la Ordenanza Municipal pertinente.

La Corporación se reserva el derecho de facilitar gratuitamente estas copias cuando así lo estime oportuno.

d) No obstante, de los documentos de acceso restringido no se facilitarán copias.

e) Los requisitos para la consulta de documentos por parte de los investigadores quedarán reflejados en la ficha de investigadores.

f) Los investigadores deberán entregar copia de cada trabajo realizado, que pasará a formar parte del fondo bibliográfico del Archivo Municipal.

g) Asimismo, los investigadores estarán obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del Archivo Municipal.

h) El acceso a los documentos y su información podrá ser denegado según lo dispuesto en el artículo 37.4 de la Ley 30/1992, citada.

22.8. Acceso a los documentos por parte de otras Administraciones

a) El acceso a los documentos municipales por parte de otras Administraciones está regulado por el artículo 4.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

b) No obstante, para acceder a los fondos clasificados como restringidos deberá presentarse en el Archivo Municipal documento de solicitud firmado por el responsable del departamento que formule la consulta.

c) En lo relativo a la consulta de datos sujetos al secreto estadístico se estará a lo regulado en el artículo 15 de la Ley 7/1989 de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.

Artículo23 Las normativas de los Instrumentos de Organización y de Descripción

23.1. El Archivero deberá proponer a los Órganos municipales, la aprobación de normas internas de organización y descripción de las series.

La aplicación de las mismas se hará tanto en el Archivo Municipal Central como en los Archivos de Gestión de las distintas oficinas municipales, o en el archivo de gestión centralizado de la Casa Consistorial. Deberán tenerse en cuenta el Cuadro de Clasificación documental elaborado para los municipios, como los manuales de Tipología Documental aplicados a nivel nacional o de la comunidad Autónoma de Canarias

23.2. Los instrumentos de Organización y Descripción del Archivo Municipal son los establecidos por la normativa internacional en materia de archivos, (Norma ISAD (G), ISAAR, etc.),la normativa aplicada en el estado español, las normativas de la Comunidad Autónoma de Canarias,  y las aplicaciones específicas utilizadas por el Ayuntamiento de Adeje como la Automatización del Procedimiento Administrativo Común, (AUPAC), o cualquier otro sistema utilizado, para la elaboración de cuantos instrumentos de descripción sean necesarios.

Artículo 24 Actividades del Archivo Municipal

24.1. Los fondos documentales que guardan los Archivos Municipales, deben estar íntimamente relacionados con la investigación y la cultura. Las limitaciones al uso sólo podrán establecerse en todo aquello que se relacione con la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de delitos y la intimidad de las personas.

24.2. El Servicio de Archivo tiene entre sus funciones divulgar sus fondos como patrimonio documental municipal y por tanto parte integrante del patrimonio cultural de la Histórica  Villa de Adeje, a la vez que fomentar la investigación y la cultural.

Para estos fines el Servicio de Archivo promoverá y diseñará cuantas actividades divulgativas, pedagógicas y científicas considere convenientes entre las que se pueden incluir visitas guiadas al Archivo, organización de cursos y conferencias y montaje de exposiciones. Asimismo, potenciará la difusión de la información de los fondos del Patrimonio Documental Municipal mediante publicaciones, páginas web, o cuantos instrumentos crea necesario.

24.3. Colaboración del Servicio de Archivo.

El Servicio de Archivo, además de sus actividades propias, podrá colaborar con iniciativas de otras entidades que contribuyan a la divulgación del Patrimonio Documental del Municipio.

24.4. Programas de calidad.

Los servicios prestados por el Archivo Municipal estarán orientados a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios. Para ello, el Archivo establecerá programas y objetivos de calidad que permitan la mejora continua de los mismos.

DISPOSICIÓN FINAL

Entrada en vigor.  De conformidad con lo dispuesto en los artículos 56.1, 65.2 y 70.2 de la Lery 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local,  la publicación y entrada en vigor del Reglamento se producirá de la siguiente forma:

a) El acuerdo de aprobación definitiva, conteniendo el texto íntegro de la referida disposición,  se comunicará a la Administración General del Estado y la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias.

b) Transcurrido el plazo de quince días desde la recepción de las comunicaciones,  el acuerdo y el texto íntegro de la disposición se publicarán en el Boletín Oficial de la Provincia.